Właśnie zdałeś sobie sprawę z tego, że chcesz zatrudnić wirtualną asystentkę. Gratuluję! Dojrzałeś do trafionej decyzji. Zapewniam Cię, że jesteś w połowie drogi do osiągania wielkich sukcesów w swojej firmie. Dlaczego w połowie? Bo przed Tobą jeszcze decyzja o tym: kogo zatrudnisz w charakterze wirtualnej asystentki. Całkiem możliwe, że skoro jesteś na mojej stronie, to ja jestem tą idealną kandydatką. Poszukiwania zakończone ? I mogłabym napisać, że klamka zapadła i robimy biznes, jednak tego nie zrobię, ponieważ masz przed sobą jeszcze jedno ważne zadanie, czyli skuteczne Delegowanie zadań wirtualnej asystentce.

Delegowanie zadań wirtualnej asystentce

 

Zanim jednak przejdę do omówienia tego tematu, chciałabym podkreślić zalety delegowania pracy wirtualnej asystentce, żeby utwierdzić Cię w słusznie podjętej decyzji.

 

Zalety współpracy z wirtualną asystentką

– efektywność

– nie robisz za dużo, więcej niż powinieneś

– schodzi z Ciebie stres

– idziesz do przodu, czujesz to namacalnie

– rozwijasz się, bo masz więcej czasu

– korzystasz z wiedzy wirtualnej asystentki i dzielisz się swoją

 

Czy może być piękniej? Oczywiście, że tak, jeśli tylko nauczysz się, jak delegować zadania wirtualnej asystentce, wtedy współpraca nabierze tępa, a efekty zaskoczą Cię kilkakrotnie. W takim razie zaczynamy!

 

Jak delegować zadania wirtualnej asystentce ?

 

• Wybierz zadania, które chcesz oddelegować. Mogą to być to sprawy, których nie lubisz robić, na które tracisz za dużo czasu, bądź drobiazgowe tematy. Oddelegować możesz również, to z czym masz problem (np. nie umiesz na WordPressie, masz prawo)
  

 

• Zrób to sam. To bardzo ważny krok, ponieważ będziesz w stanie ocenić ile czasu zajmie praca nad Twoimi zadaniami wirtualnej asystentce. To ważne, dlatego, że wirtualna asystentka zazwyczaj wspiera kilka biznesów jednocześnie. Będzie mogła oszacować ilość godzin i zrobić dedykowaną ofertą dla Twojej firmy. Notuj, pisz to, co ważne, wszystkie  uwagi, spostrzeżenia będą cenną wskazówką dla asystentki.

 

• Zbuduj procedury, instrukcje. Jeśli np. wirtualna asystentka przejmuje obsługę klienta w Twojej firmie, musisz jej zbudować ścieżkę postępowania z wiadomościami e-mail i telefonami od Twoich klientów, scenariusze rozmów, cenniki, szablony ofert. Ponieważ zdarza się, że firma nie ma procedur, wirtualna asystentka wspiera też klienta w stworzeniu takich procesów. Śmiało zapytaj ją o to.

 

• Ustal, jak będziesz delegował zadania: mailowo, poprzez Asanę, Trello lub inne narzędzie do pracy zdalnej.

 

• Zacznij od najmniejszego zadania, które chcesz oddelegować wirtualnej asystentce. Tak jest najprościej, pamiętaj, że oboje musicie się siebie nauczyć. To nie musi być długi proces, on może trwać kilka dni.

 

• Sprecyzuj zadanie, nie bój się pisać prosto bez owijania w bawełnę. To, że dla Ciebie coś jest jasne, nie musi być klarowne dla osoby, która znajduje się po drugiej stronie komputera. Wirtualne Asystentki są wysoko wyspecjalizowane, mają duże kompetencje jednak Twój biznes to dla nich nowość.

 

• Zapewnij wdrożenie, każdą wirtualną asystentkę powinieneś wdrożyć w nowe zadania, nawet doświadczoną. Dopytaj czy wszystko jest jasne, zrozumiałe.

 

• Zaufanie to podstawa w tej pracy. Nie kontroluj Twojej asystentki na każdym kroku. Skoro pracuje ona w oparciu o program do monitorowaniu czasu pracy, to przekaże Ci wykaz godzin i będziesz w stanie zweryfikować czas poświęcony na zadanie. Ciągła kontrola rozprasza i odciąga od pracy.
  

 

Współpraca z wirtualną asystentką to współpraca polegająca na partnerstwie w biznesie. Z czasem wypracujecie sobie ścieżkę i delegowanie zadań wirtualnej asystentce, stanie się proste i owocne. Jeśli jesteś gotów, aby rozpocząć współpracę z wirtualną asystentką bądź zastanawiasz się nad taką możliwością współpracy, to zapraszam Cię do kontaktu i wstępnej rozmowy o możliwościach współpracy.